Télécharger ses idées pour ne plus rien oublier

 

 

Le cerveau humain est un outil magnifique ! Il a des tas de compétences extraordinaires. Il y a peut-être une activité à laquelle il est plutôt peu doué, c'est celle de jongler.

 

Vous arrive-t-il fréquemment d'avoir une chose en tête (le rapport à rédiger pour votre patron), puis de regarder le calendrier et de vous souvenir d'une autre chose à faire (acheter un cadeau pour l'anniversaire de votre amie samedi). Vous allez chercher un café dans la cuisine et  vous vous souvenez qu'il faudra acheter du pain en rentrant ce soir. Vous discutez avec une collègue d'un autre département qui vous demande de lui envoyer un email. Etc... Les sollicitations sont nombreuses. De retour à votre bureau, vous avez déjà oublié la moitié alors que cela s'est produit il y a 10 minutes. Je compare ces tâches à des balles avec lesquelles notre cerveau doit jongler en permanence. 

 

A votre avis, combien de tâches votre cerveau peut-il gérer simultanément en conscience ? Une ? Cinq ? Dix ? Certains diront que cela varie. Ils auront raison, des différences existent. De plus, les hommes et les femmes ne sont pas logés à la même enseigne :-) Le cerveau peut gérer simultanément deux à trois tâches maximum. Le cerveau est comme un jongleur débutant, si on lui donne 4, 5, 6 balles, il finit par les laisser tomber dans l'oubli, dans l'inconscient. Jusqu'à ce qu'un facteur externe les ramène à la conscience. 

 

Cet exercice de jonglage cérébral a plusieurs inconvénients :

1) Il est peu fiable : Si on fait une totale confiance à son cerveau, il y a inévitablement des choses que nous oublierons. 

2) Il nous donne une mauvaise image de nous-même : on se dévalorise "je ne suis pas fichu de m'en souvenir".

3) Il diminue notre productivité : C'est un exercice très gourmand en énergie : pour arriver à bien jongler avec ces quelques balles, cela demande beaucoup de concentration et donc diminue notre productivité. Un peu comme votre ordinateur quand de nombreux programmes sont ouverts, il rame.  

4) Il crée l'illusion d'être débordé : vous avez l'impression d'avoir tant de choses à faire, surtout beaucoup plus de tâches à gérer que ce qui est réellement nécessaire. 

 

Il existe pourtant une solution et... elle est très simple...Si, si... Il s'agit de télécharger vos idées, c'est-à-dire les faire sortir de votre disque dur pour les intégrer dans votre système de gestion des projets et des tâches. 

 

Le procédé aura plusieurs étapes :

 

Téléchargement de démarrage : Cette phase va vous demander du temps mais devra être appliquée une seule fois. 

1. Parcourez votre maison/votre bureau et rassemblez toutes les notes, les post-it, les objets qui sont censés vous servir de rappels (vous savez la pile de la télécommande, la carte de visite du plombier qui doit venir réparer le robinet qui fuit,...). Mettez tout dans une boîte, une pochette ou une corbeille à courrier;
2. Prévoyez du temps et installez-vous au calme devant votre bureau;
3. Prenez un stylo et une feuille.
4. Listez toutes les tâches que vous avez collectées sur les notes, les post-it. Ensuite, inscrivez tout ce que vous avez à faire et qui vous passe par la tête. Ne mettez aucun filtre, ne vous limitez pas même si la vue de la liste vous donne envie de fuir loin;
5. Passez à l'action : traitez la tâche, programmez la dans votre agenda, notez l'information, déléguez la tâche ou même jetez la (si, si, c'est possible aussi). Je reviendrai dans un autre article sur le traitement des tâches plus en détail.

Téléchargements réguliers : Oui, vous avez bien lu, le mot est au pluriel. Le secret de la méthode pour ne plus rien oublier, c'est de télécharger ses idées au fur et à mesure et de les traiter à intervalles réguliers. 

1. Créez des zones de téléchargement : physiques (un cahier par exemple) et/ou numériques (dans votre boîte e-mail par exemple, utiliser une appli,...). N'hésitez pas à combiner mais sans multiplier (pas besoin de 3 cahiers, un bloc-notes,...). Soyez simple et cohérent. 
2. Notez : Dès qu'une nouvelle idée, une tâche surgit, il s'agit de la noter (ou de l'enregistrer selon le contexte). 
3. Une fois par jour, par semaine (rythme à adapter selon votre contexte), bloquer une plage dans votre agenda, au calme, pour traiter et agir sur les tâches (voir point 4 ci-dessus). 

Et voilà, vous le verrez le téléchargement procure sérénité et efficacité, surtout après le téléchargement initial, vous serez impressionnés. 

 

Si cet article vous a plus, n'hésitez pas à le partager et me faire part de vos commentaires et aussi de vos trucs et astuces pour gérer vos tâches. 

 

Sabrina, HooSphère